Políticas Internas

Actualizado: Febrero 7 de 2026

1. Principios generales y propósito del documento

1.1 Propósito: Establecer las directrices internas que guían el comportamiento y las prácticas en Keybe Inc., asegurando que todos los colaboradores actúen de manera coherente con los valores fundamentales de la empresa y en cumplimiento de estándares internacionales. Este documento busca fomentar una cultura organizacional sana, ética y segura, donde se maximice el potencial de cada colaborador.

1.2 Visión y valores: Las presentes políticas se inspiran en la visión expresada en el Manifiesto de Keybe, donde la compañía aboga por transformar la sociedad a través de la empatía, el optimismo y la creatividad, liberando el verdadero potencial de las personas. Keybe tiene en su núcleo principios de Buen Proceder que sitúan siempre a la persona primero, velando por su integridad, seguridad y protección como premisa básica. En coherencia con ello, la empresa promueve el respeto a la dignidad humana, la innovación responsable y el equilibrio entre tecnología y naturaleza, retándonos a sacar lo mejor de nuestra energía y habilidades cada día.

1.3 Alcance: Estas políticas internas aplican a todos los miembros de la organización (directivos, empleados, proveedores, contratistas, partners, socios y colaboradores temporales) en todas las geografías donde Keybe opera. Cada sección del documento describe lineamientos específicos (ética en IA, protección de datos, conducta, etc.) que complementan los términos y condiciones públicos de Keybe y reflejan las mejores prácticas internacionales en cada materia.

1.4 Cumplimiento y responsabilidad: Todos los colaboradores son responsables de conocer y cumplir estas políticas. La falta de conocimiento de las mismas no exime de su observancia. La empresa espera de cada integrante un compromiso personal con estos principios, actuando con integridad incluso en ausencia de supervisión directa. La adhesión a estas políticas contribuye a una cultura corporativa sólida y a la reputación de Keybe como empresa tecnológica ética y confiable.

2. Ética en el uso y desarrollo de Inteligencia Artificial

Keybe es una empresa tecnológica que utiliza inteligencia artificial (IA) en el núcleo de sus productos y procesos. Por ello, mantiene un fuerte compromiso con la ética en el desarrollo y uso de IA, alineado con estándares internacionales como los de la OCDE, la UNESCO y el IEEE. La empresa se asegura de que sus prácticas de IA respeten los derechos humanos y promuevan el bienestar social, evitando cualquier mal uso o daño. En concreto, nos regimos por los siguientes principios:

IA al servicio de las personas: La IA desarrollada por Keybe debe estar al servicio de las personas y del planeta, contribuyendo a un crecimiento inclusivo, desarrollo sostenible y bienestar general. Los sistemas de IA se diseñan de manera que respeten los derechos humanos, los valores democráticos y la diversidad, incorporando salvaguardas (como la intervención humana cuando sea necesaria) para garantizar una sociedad justa y equitativa.
Transparencia: Los sistemas de IA de Keybe operan con transparencia y divulgación responsable, de forma que las personas sepan cuándo están interactuando con una inteligencia artificial y puedan cuestionar o solicitar revisión de las decisiones automatizadas. Se documentan los algoritmos y decisiones clave para permitir explicabilidad en caso necesario.
Seguridad y robustez: Nuestras soluciones de IA deben ser técnicamente robustas, fiables y seguras durante todo su ciclo de vida. Keybe evalúa y gestiona continuamente los posibles riesgos asociados (sesgos, errores, vulnerabilidades) para minimizarlos proactivamente. La seguridad incluye prevención de sesgos injustos en los modelos y rigurosas pruebas antes del despliegue en entornos que puedan afectar a usuarios reales.
Responsabilidad y rendición de cuentas: Tanto la organización como los equipos e individuos que desarrollan o gestionan IA en Keybe asumen la responsabilidad por su correcto funcionamiento y resultados. Existen procesos de auditoría y revisión ética; además, se asignan claramente responsables que deben rendir cuentas en caso de fallos o impactos negativos, en consonancia con los principios anteriores.

Adicionalmente, Keybe acoge los lineamientos de la Recomendación sobre la Ética de la Inteligencia Artificial de la UNESCO (aprobada en 2021 por 193 Estados), los cuales enfatizan, entre otros, la proporcionalidad y “no hacer daño” (usar la IA solo para objetivos legítimos y minimizando impactos adversos), la seguridad y prevención de riesgos, el derecho a la privacidad y protección de datos, la transparencia y explicabilidad de los sistemas, la supervisión humana adecuada y la rendición de cuentas por las acciones de la IA. Todos estos valores y principios éticos forman parte integral del ciclo de vida de desarrollo de IA en Keybe, desde la concepción de un modelo hasta su implementación y mantenimiento. Se brinda capacitación continua a nuestros equipos en materia de ética de IA, y se fomenta una cultura donde cualquier colaborador pueda plantear preocupaciones éticas sobre un proyecto de IA sin temor a represalias (ver sección 8 sobre reporte de riesgos).

3. Protección de datos personales y confidencialidad

La protección de los datos personales y la confidencialidad de la información son prioridades absolutas para Keybe. La empresa está en proceso de implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) robusto, alineado con estándares internacionales (ISO/IEC 27001) y las mejores prácticas de NIST, para salvaguardar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos que maneja. En concordancia con ello, se adoptan las siguientes políticas y medidas:

3.1 Cumplimiento normativo en privacidad: Keybe cumple con las leyes y regulaciones de protección de datos aplicables en todas las jurisdicciones donde opera, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE y leyes locales equivalentes. Existen políticas claras respecto al manejo de datos personales, con límites de conservación bien definidos y obligaciones de cumplimiento establecidas conforme a estándares reconocidos (por ejemplo, el control A.18.1.4 de ISO 27001 sobre privacidad). La regulación de privacidad se asume con un alcance global: incluso si tratamos datos de individuos de la Unión Europea u otras regiones, acatamos plenamente los requerimientos legales pertinentes.

3.2 Principios de tratamiento de datos: Todo tratamiento de datos personales en Keybe se rige por principios de licitud, lealtad, transparencia y minimización. Solo se recopilan datos para fines legítimos y explícitos, y su uso se limita a los propósitos informados y consentidos por sus titulares. Se evita recolectar o conservar datos más allá de lo necesario. Los datos sensibles reciben protección adicional, conforme a lo establecido en las normativas (ej. consentimiento expreso cuando aplica).

3.3 Medidas de seguridad y controles de acceso: La empresa aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos frente a accesos no autorizados, alteración, pérdida o divulgación indebida. Esto incluye cifrado de información sensible, controles de acceso basados en roles, autenticación robusta, firewalls, copias de seguridad periódicas, y monitoreo de posibles brechas de seguridad. Cualquier incidente que comprometa datos personales activa protocolos de respuesta a incidentes y notificación según exigen las leyes (p. ej., notificar a autoridades y afectados dentro de los plazos legales en caso de violación de seguridad de datos).

3.4 Confidencialidad y deber de secreto: Todos los colaboradores tienen el deber expreso de mantener la confidencialidad sobre la información reservada de la empresa y de sus clientes. Este deber se extiende a datos personales, secretos industriales, estrategias de negocio, códigos fuente y cualquier información no pública. Muchos de nuestros clientes confían datos a Keybe bajo acuerdos de privacidad; la empresa garantiza que dichos datos del cliente siguen siendo de su propiedad y solo se utilizarán para los fines autorizados en el contrato. Cada colaborador firma acuerdos de confidencialidad (NDA) cuando ingresa y se capacita en las políticas de manejo de información. Está terminantemente prohibido divulgar a terceros no autorizados información confidencial obtenida en el trabajo, incluso después de finalizar la relación laboral.

3.5 Responsabilidad de los colaboradores: La seguridad de la información es una responsabilidad compartida. Las responsabilidades individuales en materia de protección de datos y seguridad de la información se definen, comunican y son aceptadas por cada empleado, contratista o tercero que interactúa con datos de Keybe. Cada colaborador debe cumplir estas políticas, actuar con diligencia en el manejo de información (por ejemplo, no dejando documentos sensibles a la vista, no compartiendo contraseñas, etc.) y reportar de inmediato cualquier incidente de seguridad o sospecha de violación de datos a las áreas encargadas (ver sección 8). Mantener la confianza de nuestros clientes, socios y colegas es fundamental; por ello, protegeremos la información que se nos confía como parte de nuestros valores y cultura organizacional.

4. Conducta y cultura organizacional

Keybe se esfuerza por mantener una cultura organizacional ejemplar, caracterizada por la integridad, el respeto, la colaboración, la diversidad y la equidad. La cultura de la empresa se rige por elevados estándares éticos y humanos, reflejando valores como la empatía y el optimismo promovidos en nuestro Manifiesto. Cada colaborador contribuye a este entorno positivo y productivo. A continuación se detallan las expectativas de conducta y principios culturales fundamentales:

Integridad y ética: Actuar con honestidad en todo momento, cumpliendo las promesas y obligaciones asumidas. Las decisiones deben tomarse siempre con ética profesional, evitando atajos indebidos. Se desalienta cualquier conducta deshonesta o fraude. La integridad implica también coherencia entre lo que decimos y hacemos, forjando confianza dentro y fuera de la organización.
Diversidad e inclusión: Valorar y respetar la diversidad de personas y perspectivas. Keybe es una empresa global; por tanto, fomenta un ambiente inclusivo donde no se tolera la discriminación por motivo de raza, color, origen nacional, género, identidad u orientación sexual, edad, religión, discapacidad o cualquier otra característica protegida. Las diferencias individuales se consideran una fortaleza que potencia la creatividad y la innovación.
Respeto y trato digno: Mantener siempre un trato profesional, cortés y digno hacia colegas, clientes y cualquier persona con quien se interactúa en representación de la empresa. Se prohíbe absolutamente cualquier forma de acoso laboral, intimidación, violencia verbal, hostigamiento sexual u otro comportamiento que menoscabe la dignidad de las personas. Cualquier incidente de falta de respeto o acoso deberá ser reportado y será gestionado con seriedad conforme a los procedimientos internos.
Colaboración y trabajo en equipo: Fomentar un espíritu de colaboración y apoyo mutuo. Los equipos de Keybe deben trabajar de forma coordinada, compartiendo conocimientos y mejores prácticas, comunicándose abierta y constructivamente, y resolviendo los desacuerdos con diálogo y profesionalismo. Se reconoce y recompensa la ayuda entre compañeros y el logro de metas colectivas por encima de los logros individuales.
Equidad y oportunidades: Promover la equidad en todas las prácticas de gestión humana, garantizando igualdad de oportunidades en la contratación, desarrollo profesional, formación y compensación. Las decisiones de promoción o asignación de responsabilidades se basarán en méritos, desempeño y habilidades, nunca en favoritismos ni discriminación. La empresa se compromete a eliminar sesgos injustos en sus procesos internos y a apoyar el crecimiento profesional de todos sus colaboradores por igual.

Cada líder en Keybe tiene la responsabilidad adicional de ser ejemplo de estos valores, promoviendo un ambiente donde prevalezcan la confianza y el respeto. La cultura organizacional saludable no solo mejora el clima laboral, sino que también influye directamente en la innovación y en la calidad del servicio que entregamos a nuestros clientes. Por ello, proteger y nutrir esta cultura es tarea de todos.

5. Uso responsable de tecnologías e información

Keybe provee a sus colaboradores diversas herramientas tecnológicas (equipos, sistemas, aplicaciones, acceso a internet, plataformas de IA, etc.) e información confidencial para el desempeño de sus funciones. El uso de estos recursos debe ser siempre responsable, seguro y acorde con las políticas internas, evitando cualquier acción que pueda poner en riesgo a la empresa, a nuestros clientes, proveedores, socios o a otros colaboradores. A continuación se establecen pautas claras sobre el uso aceptable de la tecnología e información en Keybe:

Cumplimiento legal y políticas internas: Queda terminantemente prohibido utilizar los sistemas, redes o dispositivos de Keybe para fines ilícitos, actividades no autorizadas o que contravengan las políticas de la empresa. No se permitirá transmitir, crear, consultar ni almacenar contenido que sea ilegal, dañino, obsceno, discriminatorio, amenazante o que incite al odio mediante los recursos corporativos. Tampoco se tolerará el uso de herramientas de Keybe para fines personales que vulneren derechos de terceros (ej. violación de copyright) o que comprometan la reputación de la empresa.
Integridad de los sistemas y seguridad informática: Los colaboradores deben respetar todas las medidas de seguridad informática implementadas por la empresa. Está prohibido intentar eludir, desactivar o burlar los controles de seguridad (por ejemplo, deshabilitar antivirus o firewalls, o buscar vulnerabilidades para explotarlas). Asimismo, no se permitirá la ingeniería inversa no autorizada de software de la empresa, los accesos no permitidos a sistemas internos, los ataques de denegación de servicio, la introducción de malware, ni cualquier otra actividad que comprometa la integridad o disponibilidad de la infraestructura tecnológica. Cada colaborador debe proteger sus credenciales de acceso (usuarios, contraseñas, tokens) y mantenerlas secretas; el compartir contraseñas corporativas está prohibido. Ante cualquier indicio de incidente de seguridad (p. ej. pérdida/robo de un dispositivo, acceso indebido, email sospechoso de phishing), se deberá notificar de inmediato al área de TI o Seguridad de la Información para activar protocolos de respuesta.
Uso apropiado de la información y recursos: La información generada o recopilada en el trabajo (datos de clientes, estrategias, códigos, documentos internos, etc.) debe utilizarse exclusivamente para propósitos laborales legítimos y conforme a las autorizaciones otorgadas. No está permitido acceder a datos para los cuales el empleado no tenga permisos, ni usar información interna para beneficio personal o de terceros. Se deben seguir las normas de clasificación de la información (p. ej., pública, interna, confidencial, secreta) establecidas por la empresa, y manejar cada tipo de información según su nivel de sensibilidad. Está prohibido copiar, transferir o almacenar información confidencial en dispositivos o servicios no autorizados. Al finalizar la relación laboral o contractual, el colaborador debe devolver todos los activos de información de la empresa y no conservar ninguna copia de datos o documentos privados.
Respeto por la propiedad intelectual: Los colaboradores deben respetar las licencias y derechos de autor de todo software, herramienta o contenido utilizado. No se debe instalar ni utilizar software no autorizado o sin licencia en los equipos corporativos. Igualmente, se prohíbe descargar o distribuir material que infrinja derechos de propiedad intelectual (música, videos, imágenes, software pirateado, etc.) mediante las redes de Keybe. Cualquier desarrollo, script o programa realizado por un empleado para automatizar tareas internas debe cumplir con las políticas de seguridad y ser autorizado por el área de TI antes de su uso masivo.

En resumen, el uso responsable de la tecnología e información implica usar los recursos de forma profesional y ética, manteniendo la seguridad y confidencialidad en todo momento. La empresa realizará monitoreos periódicos del uso de sus sistemas (en los límites permitidos por la ley) para asegurar el cumplimiento de estas normas, y cualquier violación podría dar lugar a sanciones disciplinarias.

6. Relación con clientes y proveedores

Keybe asume un compromiso de integridad, transparencia y profesionalismo en todas sus relaciones de negocio, tanto con sus clientes como con sus proveedores y aliados. Reconocemos que construir relaciones de confianza es fundamental para nuestro éxito a largo plazo. Por ello, definimos las siguientes políticas de conducta en nuestras interacciones externas:

Enfoque en el cliente: Todos los colaboradores deben tratar a los clientes de Keybe con el máximo respeto, cortesía y empatía, escuchando activamente sus necesidades y buscando aportar soluciones de alta calidad. La satisfacción del cliente es prioritaria, pero siempre dentro del marco ético y legal. Se espera cumplir las promesas hechas a los clientes y brindar información veraz sobre nuestros productos y servicios. Cualquier información confidencial del cliente a la que se tenga acceso (por ejemplo, datos de contacto, estrategias comerciales del cliente, contenidos de sus comunicaciones) debe resguardarse con el mismo celo que protegemos la información interna; su uso estará limitado a lo establecido contractualmente y nunca para beneficio propio o de terceros no autorizados.
Transparencia y comunicación honesta: En las negociaciones y acuerdos con clientes y proveedores, Keybe actuará con transparencia total. Esto implica comunicar términos y condiciones de manera clara, sin ocultar ni distorsionar información relevante. No se harán promesas que no puedan cumplirse ni se darán expectativas irreales sobre nuestras soluciones. Cualquier error o incidente que afecte a un cliente (por ejemplo, una falla de servicio o un retraso) debe ser reconocido con honestidad y abordado con un plan de acción para remediarlo. La comunicación será siempre profesional y constructiva, buscando soluciones y manteniendo la reputación de confianza de la empresa.
Selección y trato justo de proveedores: La compañía selecciona a sus proveedores y contratistas a través de criterios objetivos y justos, como la calidad, el precio, la confiabilidad y la alineación con nuestros valores. Todos los colaboradores involucrados en procesos de compra o contratación deben abstenerse de cualquier favoritismo o conflicto de intereses. Se debe evitar toda situación que pudiera generar un conflicto de interés, ya sea real, potencial o incluso la apariencia del mismo, en la relación con proveedores. Por ejemplo, si un empleado tiene un vínculo personal o económico con un proveedor potencial, deberá declararlo y apartarse del proceso de decisión. El trato hacia los proveedores actuales y potenciales será equitativo y respetuoso; la negociación de términos se hará de buena fe, buscando beneficios mutuos de largo plazo.
Cumplimiento legal y anticorrupción: En todas las interacciones con clientes, proveedores y entes gubernamentales, los colaboradores de Keybe deben cumplir estrictamente con las leyes aplicables (leyes de competencia, de protección al consumidor, fiscales, etc.) y con nuestras políticas anticorrupción. Está prohibido ofrecer, dar, solicitar o aceptar sobornos, comisiones ilegales o cualquier pago indebido a cambio de favores o ventajas comerciales. Esta prohibición incluye pagos de facilitación a funcionarios públicos, regalos excesivos, invitaciones lujosas u otras cortesías que excedan los límites de lo razonable y transparente. Todos los regalos o atenciones comerciales deben ser modestos y estar permitidos por la política interna de regalos; en caso de duda, se debe consultar al área administrativa. Keybe espera de sus socios de negocio (proveedores, distribuidores, consultores) un comportamiento ético similar, por lo cual también comunica estas expectativas a través de códigos de conducta de terceros o cláusulas contractuales.

Cualquier colaborador que gestione relaciones con clientes o proveedores debe actuar como embajador de los valores de Keybe, demostrando con hechos la confiabilidad, calidad y ética que nos distinguen. La empresa, por su parte, se compromete a apoyar a sus colaboradores brindándoles capacitación en servicio al cliente, negociación ética y cumplimiento normativo para asegurar relaciones externas prósperas y libres de prácticas indebidas.

7. Políticas de innovación y propiedad intelectual

La innovación es un pilar fundamental de la cultura de Keybe Inc. Fomentamos que nuestros colaboradores, socios y proveedores lleven su creatividad al límite de lo posible para desarrollar soluciones que generen valor y equilibrio entre la tecnología y las personas. Al mismo tiempo, es esencial proteger y gestionar adecuadamente los activos intangibles resultantes de esa innovación, así como respetar los derechos de propiedad intelectual de terceros. En esta sección se delinean las políticas relativas a la innovación interna y la propiedad intelectual (PI):

7.1 Fomento de la creatividad responsable: Keybe ofrece a sus equipos espacios, herramientas y tiempo para la experimentación e innovación (por ejemplo, proyectos de I+D, capacitaciones avanzadas, participación en hackathons, acceso a conocimiento, laboratorios de experimentación, etc.), con el objetivo de impulsar mejoras continuas en nuestros productos y servicios. Se alienta a los colaboradores a proponer ideas novedosas y optimizaciones. No obstante, dicha creatividad debe ejercerse con responsabilidad: las iniciativas deben alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa y respetar las normativas internas y externas. La empresa valora las iniciativas innovadoras y reconoce las contribuciones destacadas, incentivando una mentalidad de crecimiento y aprendizaje constante.

7.2 Propiedad intelectual de desarrollos internos: Cualquier desarrollo, invención, descubrimiento, obra artística, marca, diseño, modelo de IA, algoritmo, pieza de software o mejora técnica que realicen los colaboradores, socios o proveedores, en el curso de sus funciones o utilizando recursos de la empresa se considera propiedad intelectual de Keybe. La empresa mantiene la titularidad exclusiva de todos los derechos de PI sobre las tecnologías y modelos de inteligencia artificial que desarrolla, incluidas las mejoras o modificaciones futuras. Los colaboradores, al unirse a Keybe, aceptan mediante acuerdos laborales y de confidencialidad que los derechos de autor y de propiedad industrial de sus creaciones relacionadas con el negocio pertenecen a la empresa, conforme a la ley. Es deber de cada colaborador proteger estos activos: no divulgarlos sin autorización, no registrarlos a título personal, y reportar oportunamente a la empresa cualquier creación o idea potencialmente patentable o registrable obtenida durante su trabajo.

7.3 Derechos sobre datos y contenido de clientes: Cuando Keybe recibe datos, contenido o feedback de clientes para personalizar o entrenar nuestros sistemas (por ejemplo, datos para un modelo de IA), reconocemos que dichos datos siguen siendo propiedad del cliente o titular original. La empresa se compromete a utilizarlos únicamente para los fines pactados contractualmente y a proteger su confidencialidad. Ningún colaborador debe extraer, reutilizar o explotar datos de clientes para propósitos ajenos a los permitidos. Asimismo, si en el desarrollo de soluciones se genera contenido específico para un cliente (p. ej., configuraciones personalizadas, informes, etc.), los derechos de uso se regirán por los acuerdos con ese cliente, garantizando que Keybe no se apropia indebidamente de la información del cliente. En cambio, los modelos, métodos y tecnologías subyacentes desarrollados por Keybe (know-how, algoritmos, frameworks) no son cedidos; el cliente obtiene una licencia de uso limitada según lo acordado, pero la propiedad de esas herramientas base permanece en Keybe.

7.4 Respeto a la propiedad intelectual de terceros: En el proceso de innovación, es imprescindible respetar los derechos de propiedad intelectual externos. Ningún colaborador debe introducir en los productos o proyectos de Keybe material (código, bibliotecas, imágenes, textos, etc.) de terceros sin asegurarse de contar con la licencia o autorización adecuada. El uso de software de código abierto debe cumplir con las licencias respectivas, y se llevará un registro de componentes de terceros incorporados a nuestros desarrollos para gestionar el cumplimiento. Se prohíbe cualquier forma de plagio o copia no autorizada de ideas, marcas o tecnologías de otras empresas. Si algún colaborador tiene dudas sobre si cierta idea o tecnología puede infringir derechos de terceros, debe consultar al área Legal o de Cumplimiento antes de proceder. Adicionalmente, Keybe espera de sus colaboradores un comportamiento ético respecto a la PI incluso fuera del ámbito de la empresa: no se debe, por ejemplo, traer a Keybe secretos comerciales o información protegida de empleadores anteriores, ni usar indebidamente información obtenida por medios no autorizados.

7.5 Manejo de secretos comerciales y confidencialidad técnica: Los secretos comerciales de Keybe (por ejemplo, algoritmos propietarios, estrategias de IA, listas de clientes, planes de producto, etc.) son activos cruciales. Cada colaborador tiene la obligación de proteger la confidencialidad de dicha información técnica o comercial sensible. Esto incluye no discutirla en entornos no seguros, no compartirla con terceros no autorizados, y utilizar técnicas seguras de comunicación y almacenamiento cuando se trabaje con ella. La divulgación no autorizada de secretos comerciales o información privilegiada de la empresa será considerada una falta gravísima, sujeta a acciones legales y disciplinarias.

En síntesis, Keybe busca un equilibrio donde la innovación florezca en un entorno de confianza y protección de derechos. La empresa proporcionará el apoyo necesario (legal, formativo, técnico) para que los colaboradores innoven sabiendo que sus creaciones serán protegidas y que, a su vez, se respeta el ecosistema de propiedad intelectual en el que operamos.

8. Mecanismos de reporte y gestión de riesgos internos

Para mantener una cultura íntegra y un ambiente seguro, Keybe establece mecanismos claros de reporte de irregularidades, así como procesos de gestión de riesgos internos. Todos los colaboradores tienen el derecho y el deber de informar sobre cualquier situación que contravenga estas políticas o que represente un riesgo significativo para la empresa, sin temor a represalias. Asimismo, la dirección de Keybe se compromete a gestionar diligentemente esos reportes y a mitigar riesgos de forma proactiva. A continuación se describen dichos mecanismos:

8.1 Canales de denuncia confidenciales: Keybe pone a disposición de sus colaboradores canales seguros y confidenciales para reportar posibles violaciones a las políticas internas, conductas éticas inapropiadas, incidentes de seguridad de la información, fraude u otros riesgos. Siendo el canal principal el correo del fundador de Keybe: [email protected]. Las denuncias recibidas serán tratadas con estricta confidencialidad. El colaborador que reporte de buena fe un problema estará protegido; la empresa prohíbe cualquier tipo de retaliación en su contra. Incluso los clientes o terceros pueden notificar eventuales conductas inapropiadas. Es importante reportar inmediatamente cualquier violación o amenaza significativa, para permitir a Keybe investigar y remediar con celeridad.

8.2 Procedimiento de investigación y acciones: Una vez recibido un reporte interno, la empresa activará un proceso de investigación liderado por el área administrativa. Este proceso se conducirá con imparcialidad, respeto y diligencia. Se procurará recopilar evidencias, entrevistar a las partes involucradas y mantener documentación de los hallazgos. Si la investigación confirma una infracción a las políticas o un riesgo real, la empresa tomará las medidas correctivas pertinentes: que pueden ir desde capacitación adicional, sanciones disciplinarias al responsable (si es empleado), ajustes en controles internos, hasta acciones legales en caso de conductas gravísimas o ilícitas. En todo momento se buscará resolver la situación raíz que dio origen al problema, no solo atender sus consecuencias inmediatas. Al denunciante, si se ha identificado, se le informará del cierre del caso y, en la medida de lo posible, del resultado general (respetando privacidad).

8.3 Protección al denunciante y no represalias: Keybe garantiza un entorno donde los colaboradores se sientan seguros para expresar inquietudes. Cualquier acto de represalia, intimidación o discriminación contra una persona que haya reportado una preocupación ética o de seguridad constituye una violación grave de estas políticas. Si alguien cree estar sufriendo represalias por haber denunciado algo, debe informarlo de inmediato por los mismos canales, para que la alta dirección tome cartas en el asunto. La política de no represalias es esencial para asegurar que los problemas salgan a la luz y puedan ser atendidos a tiempo.

8.4 Gestión proactiva de riesgos: Más allá de responder a incidentes, Keybe adopta un enfoque proactivo en la gestión de riesgos internos. La empresa identifica y evalúa periódicamente los riesgos que puedan afectar sus operaciones, activos de información, cumplimiento legal, continuidad de negocio o reputación. Esto se hace mediante evaluaciones de riesgo formales, auditorías internas y monitoreo de indicadores clave. Con base en estos análisis, se implementan controles y planes de mitigación para reducir la probabilidad e impacto de riesgos identificados, manteniendo el nivel de exposición dentro de límites aceptables. Por ejemplo, se gestionan riesgos de seguridad de la información (actualizando tecnologías y parches, realizando pruebas de penetración), riesgos laborales (programas de salud ocupacional y seguridad física), riesgos legales (cumplimiento de nuevas regulaciones), riesgos financieros (controles contables y de fraude) y riesgos operativos en general. Todos los colaboradores deben cooperar con las iniciativas de gestión de riesgos, aportando información veraz y cumpliendo los controles establecidos.

8.5 Respuesta ante incidentes y mejora continua: Cuando a pesar de las precauciones ocurre un incidente (sea una brecha de seguridad, un accidente laboral, un incumplimiento ético, etc.), Keybe cuenta con planes de respuesta y contingencia para manejarlo. Se prioriza contener el daño, informar a las partes afectadas según corresponda (p. ej., notificación de brechas a clientes o autoridades), y aprender de lo ocurrido. La mejora continua es parte integral del manejo de riesgos: cada incidente o casi-incidente es una oportunidad de fortalecer nuestras políticas y procesos. Las lecciones aprendidas se documentan y las políticas, procedimientos o controles internos se ajustan en consecuencia para prevenir futuras recurrencias. Este ciclo de retroalimentación permanente garantiza que el sistema de control interno de Keybe evolucione y se perfeccione con el tiempo.

9. Revisión y actualización del documento

Las presentes políticas internas no son estáticas, sino un documento vivo que puede adaptarse conforme evoluciona la empresa, su entorno y las mejores prácticas. Keybe se compromete a mantener este documento actualizado y relevante. Para ello se establecen los siguientes lineamientos:

9.1 Periodicidad: Al menos una vez al año se realizará una revisión integral de todas las políticas aquí descritas. Adicionalmente, si ocurren cambios significativos (por ejemplo, nuevas leyes o regulaciones aplicables, cambios en el modelo de negocio, incorporación de nuevas tecnologías, hallazgos de auditorías internas, etc.), se procederá a actualizar las políticas de inmediato sin esperar al ciclo anual. Mantener las políticas al día garantiza su eficacia y alineación con las necesidades del negocio y los requerimientos regulatorios vigentes.

9.2 Responsabilidad de actualización: La responsabilidad de coordinar la revisión y actualización recae en el Comité de Cumplimiento y Ética de Keybe, en conjunto con el departamento de Recursos Humanos y otras áreas relevantes (Seguridad de la Información, Legal, etc.). Este comité evaluará las propuestas de modificación, incorporará la retroalimentación de los colaboradores y velará porque cualquier cambio esté alineado con los valores corporativos y con la legislación. Toda actualización debe ser aprobada por la alta gerencia de Keybe antes de entrar en vigor.

9.3 Comunicación y formación: Cuando se realicen cambios o adiciones a las políticas internas, estos serán comunicados de forma oportuna y clara a todos los colaboradores, mediante los canales internos oficiales (por ejemplo, correo corporativo, portal del empleado, sesiones informativas). Además de la comunicación, se llevará a cabo capacitación si las modificaciones lo ameritan, para asegurar que todos comprendan las nuevas expectativas. Cada colaborador, socio o proveedor deberá confirmar (según los mecanismos internos establecidos, p. ej. firma electrónica) que ha recibido y entendido las políticas actualizadas.

9.4 Mejora continua: Keybe fomenta que sus colaboradores aporten sugerencias para mejorar estas políticas, basadas en su experiencia práctica. La retroalimentación interna, así como las tendencias de la industria y recomendaciones de organismos internacionales, serán consideradas en las sucesivas revisiones. Este espíritu de mejora continua y adaptación refleja nuestro compromiso de mantener una cultura organizacional de excelencia, donde las políticas internas no solo cumplan con estándares internacionales, sino que realmente contribuyan a liberar el verdadero potencial de las personas en un entorno de trabajo seguro, ético y próspero.

Redactado por:

Daniel Jokka

Founder & CEO
Keybe Inc