Políticas Internas

Última atualização: 7 de fevereiro de 2026

1. Princípios Gerais e Finalidade deste Documento

1.1 Finalidade: Estabelecer as diretrizes internas que regem a conduta e as práticas na Keybe Inc., assegurando que todos os membros da equipe atuem em alinhamento com os valores fundamentais da empresa e em conformidade com os padrões internacionais. Este documento tem como objetivo promover uma cultura organizacional saudável, ética e segura, na qual o potencial de cada membro da equipe seja plenamente realizado.

1.2 Visão e Valores: Estas políticas são inspiradas na visão expressa no Manifesto da Keybe, no qual a empresa defende a transformação da sociedade por meio da empatia, do otimismo e da criatividade, liberando o verdadeiro potencial das pessoas. Em sua essência, a Keybe é orientada por princípios de conduta ética que sempre colocam as pessoas em primeiro lugar, resguardando sua integridade, segurança e proteção como premissa fundamental. Em alinhamento com essa abordagem, a empresa promove o respeito à dignidade humana, a inovação responsável e uma relação equilibrada entre tecnologia e natureza, desafiando-nos a extrair, todos os dias, o melhor de nossa energia e de nossas capacidades.

1.3 Abrangência: Estas políticas internas se aplicam a todos os membros da organização, incluindo executivos, colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços, parceiros, acionistas e colaboradores temporários, em todas as regiões onde a Keybe atua. Cada seção deste documento estabelece diretrizes específicas, como ética em IA, proteção de dados e conduta, que complementam os termos e condições públicos da Keybe e refletem as melhores práticas internacionais em cada área.

1.4 Cumprimento e Responsabilização: Todos os membros da equipe são responsáveis por conhecer e cumprir estas políticas. O desconhecimento não exime ninguém de sua observância. A empresa espera que cada pessoa demonstre comprometimento pessoal com estes princípios, agindo com integridade mesmo na ausência de supervisão direta. A adesão a estas políticas contribui para uma cultura corporativa sólida e para a reputação da Keybe como uma empresa de tecnologia ética e confiável.

2. Ética no Uso e no Desenvolvimento de Inteligência Artificial

A Keybe é uma empresa de tecnologia que utiliza inteligência artificial (IA) no centro de seus produtos e processos. Por essa razão, mantém um sólido compromisso com a ética no desenvolvimento e no uso da IA, em alinhamento com padrões internacionais, como os estabelecidos pela OCDE, pela UNESCO e pelo IEEE. A empresa assegura que suas práticas de IA respeitem os direitos humanos e promovam o bem-estar social, evitando qualquer uso indevido ou dano. Especificamente, somos orientados pelos seguintes princípios:

IA a Serviço das Pessoas: A IA desenvolvida pela Keybe deve servir às pessoas e ao planeta, contribuindo para o crescimento inclusivo, o desenvolvimento sustentável e o bem-estar geral. Os sistemas de IA são projetados para respeitar os direitos humanos, os valores democráticos e a diversidade, e para incorporar salvaguardas, como a intervenção humana quando necessária, a fim de contribuir para uma sociedade justa e equitativa.
Transparência: Os sistemas de IA da Keybe operam com transparência e divulgação responsável, assegurando que as pessoas saibam quando estão interagindo com inteligência artificial e possam questionar ou solicitar a revisão de decisões automatizadas. Os principais algoritmos e processos decisórios são documentados para permitir sua explicabilidade quando necessário.
Segurança e Robustez: Nossas soluções de IA devem ser tecnicamente robustas, confiáveis e seguras ao longo de todo o seu ciclo de vida. A Keybe avalia e gerencia continuamente os riscos potenciais, incluindo vieses, erros e vulnerabilidades, a fim de minimizá-los de forma proativa. A segurança também abrange a prevenção de vieses injustos nos modelos e a realização de testes rigorosos antes da implantação em ambientes que possam impactar usuários reais.
Responsabilidade e Prestação de Contas: Tanto a organização quanto as equipes e as pessoas que desenvolvem ou gerenciam IA na Keybe respondem pelo seu funcionamento adequado e pelos seus resultados. Há processos de revisão ética e auditoria em vigor, e são atribuídos responsáveis claramente definidos para assegurar a prestação de contas em caso de falhas ou impactos negativos, em consonância com os princípios descritos acima.
Responsabilidade e Prestação de Contas: Tanto a organização quanto as equipes e as pessoas que desenvolvem ou gerenciam IA na Keybe são responsáveis pelo seu funcionamento adequado e pelos seus resultados. Há processos de auditoria e revisão ética em vigor, e a responsabilidade é claramente atribuída a responsáveis designados, que devem responder por quaisquer falhas ou impactos negativos, em alinhamento com os princípios descritos acima.

Além disso, a Keybe adota as diretrizes estabelecidas na Recomendação da UNESCO sobre a Ética da Inteligência Artificial, aprovada em 2021 por 193 Estados-Membros. Essas diretrizes enfatizam, entre outros princípios, a proporcionalidade e o princípio de “não causar dano”, o que significa que a IA deve ser utilizada apenas para fins legítimos, minimizando impactos adversos, bem como a segurança e a prevenção de riscos, o direito à privacidade e à proteção de dados, a transparência e a explicabilidade dos sistemas, a supervisão humana adequada e a responsabilização pelas ações conduzidas por IA.

Todos esses valores e princípios éticos são parte integrante do ciclo de vida de desenvolvimento de IA da Keybe, desde a concepção inicial de um modelo até sua implementação e manutenção contínua. Nossas equipes recebem treinamento contínuo em ética de IA, e é incentivada uma cultura na qual qualquer membro da equipe pode levantar preocupações éticas sobre um projeto de IA sem medo de retaliação (consulte a Seção 8 sobre comunicação de riscos).

3. Proteção de Dados Pessoais e Confidencialidade

A proteção de dados pessoais e a confidencialidade das informações são prioridades absolutas para a Keybe. A empresa está em processo de implementação de um robusto Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI), alinhado a padrões internacionais como a ISO/IEC 27001 e as melhores práticas do NIST, para resguardar a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade dos dados que trata. Em consonância com essa abordagem, são adotadas as seguintes políticas e medidas:

3.1 Conformidade Regulatória em Privacidade: A Keybe cumpre as leis e regulamentações de proteção de dados aplicáveis em todas as jurisdições onde atua, incluindo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (GDPR) e as leis locais equivalentes. Existem políticas claras para o tratamento de dados pessoais, com limites de retenção bem definidos e obrigações de conformidade estabelecidas de acordo com padrões reconhecidos, como o controle A.18.1.4 da ISO 27001, referente à privacidade. A regulamentação de privacidade é tratada com alcance global, o que significa que, quando tratamos dados de pessoas na União Europeia ou em outras regiões, cumprimos integralmente os requisitos legais pertinentes.

3.2 Princípios de Tratamento de Dados: Todo tratamento de dados pessoais na Keybe é regido pelos princípios de licitude, lealdade, transparência e minimização de dados. Os dados são coletados apenas para finalidades legítimas e explícitas, e seu uso se limita às finalidades informadas aos titulares e por eles consentidas. Evita-se a coleta ou a retenção de dados além do estritamente necessário. Os dados sensíveis estão sujeitos a proteções adicionais, de acordo com a regulamentação aplicável, incluindo o consentimento explícito quando exigido.

3.3 Medidas de Segurança e Controles de Acesso: A empresa implementa medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados contra acesso não autorizado, alteração, perda ou divulgação indevida. Essas medidas incluem criptografia de informações sensíveis, controles de acesso baseados em funções, autenticação forte, firewalls, backups periódicos e monitoramento contínuo de possíveis violações de segurança. Qualquer incidente que comprometa dados pessoais aciona os protocolos de resposta a incidentes e de notificação, de acordo com as leis aplicáveis, como a notificação às autoridades e às pessoas afetadas dentro dos prazos legalmente exigidos em caso de violação de dados.

3.4 Confidencialidade e Dever de Sigilo: Todos os membros da equipe têm o dever explícito de manter a confidencialidade das informações confidenciais da empresa e de seus clientes. Esse dever abrange dados pessoais, segredos comerciais, estratégias de negócio, código-fonte e qualquer informação não pública. Muitos de nossos clientes confiam seus dados à Keybe com base em acordos de privacidade, e a empresa assegura que esses dados continuem sendo de propriedade dos clientes e sejam utilizados exclusivamente para as finalidades autorizadas no contrato.

Cada membro da equipe assina um acordo de confidencialidade (NDA) ao ingressar na empresa e recebe treinamento sobre as políticas de tratamento de informações. É estritamente proibida a divulgação de informações confidenciais a terceiros não autorizados, inclusive após o término da relação de trabalho ou contratual.

3.5 Responsabilidade dos Membros da Equipe: A segurança da informação é uma responsabilidade compartilhada. As responsabilidades individuais relacionadas à proteção de dados e à segurança da informação são definidas, comunicadas e reconhecidas por todo colaborador, prestador de serviços ou terceiro que interaja com dados da Keybe. Espera-se que cada membro da equipe cumpra estas políticas, atue com a devida diligência no manuseio das informações (por exemplo, não deixando documentos sensíveis sem supervisão nem compartilhando senhas) e comunique prontamente às equipes competentes qualquer incidente de segurança ou suspeita de violação de dados (consulte a Seção 8).

Manter a confiança de nossos clientes, parceiros e colegas é essencial. Por isso, proteger as informações que nos são confiadas é parte central de nossos valores e de nossa cultura organizacional.

4. Conduta e Cultura Organizacional

A Keybe se empenha em manter uma cultura organizacional exemplar, caracterizada por integridade, respeito, colaboração, diversidade e equidade. A cultura da empresa é orientada por elevados padrões éticos e humanos, refletindo valores como a empatia e o otimismo, conforme promovidos em nosso Manifesto. Cada membro da equipe contribui para esse ambiente positivo e produtivo. A seguir, são descritos os padrões de conduta esperados e os princípios culturais fundamentais:

Integridade e Ética: Agir com honestidade em todos os momentos, honrando compromissos e obrigações. As decisões devem ser sempre tomadas com ética profissional, evitando atalhos indevidos. Qualquer conduta desonesta ou fraude é desencorajada. Integridade também significa coerência entre o que dizemos e o que fazemos, construindo confiança dentro e fora da organização.
Diversidade e Inclusão: Valorizar e respeitar a diversidade de pessoas e perspectivas. Como empresa global, a Keybe promove um ambiente inclusivo no qual não se tolera discriminação com base em raça, cor, origem nacional, gênero, identidade ou expressão de gênero, orientação sexual, idade, religião, deficiência ou qualquer outra característica protegida. As diferenças individuais são vistas como uma força que potencializa a criatividade e a inovação.
Respeito e Tratamento Digno: Manter sempre uma conduta profissional, cortês e respeitosa com colegas, clientes e qualquer pessoa com quem se interaja em nome da empresa. É estritamente proibida qualquer forma de assédio moral no trabalho, intimidação, abuso verbal, assédio sexual ou outro comportamento que atente contra a dignidade pessoal. Qualquer incidente que envolva desrespeito ou assédio deve ser comunicado e será tratado com seriedade, de acordo com os procedimentos internos.
Colaboração e Trabalho em Equipe: Fomentar um espírito de colaboração e apoio mútuo. Espera-se que as equipes da Keybe trabalhem de forma coordenada, compartilhando conhecimentos e boas práticas, comunicando-se de maneira aberta e construtiva e resolvendo divergências por meio do diálogo e do profissionalismo. O apoio entre colegas e o alcance de objetivos coletivos são reconhecidos e recompensados acima das conquistas individuais.
Equidade e Oportunidade: Promover a equidade em todas as práticas de gestão de pessoas, assegurando igualdade de oportunidades na contratação, no desenvolvimento profissional, no treinamento e na remuneração. As decisões sobre promoções ou atribuição de funções se baseiam em mérito, desempenho e competências, nunca em favoritismo ou discriminação. A empresa tem o compromisso de eliminar vieses injustos em seus processos internos e de apoiar, de forma igualitária, o crescimento profissional de todos os membros da equipe.

Cada líder da Keybe tem a responsabilidade adicional de dar o exemplo desses valores e de fomentar um ambiente fundamentado na confiança e no respeito. Uma cultura organizacional saudável não apenas melhora o ambiente de trabalho, mas também influencia diretamente a inovação e a qualidade do serviço que oferecemos aos nossos clientes. Por isso, proteger e cultivar essa cultura é uma responsabilidade compartilhada.

5. Uso Responsável da Tecnologia e da Informação

A Keybe disponibiliza aos membros de sua equipe diversas ferramentas tecnológicas, incluindo equipamentos, sistemas, aplicativos, acesso à internet, plataformas de IA e informações confidenciais, para o desempenho de suas funções. O uso desses recursos deve ser sempre responsável, seguro e alinhado às políticas internas, evitando qualquer ação que possa colocar em risco a empresa, nossos clientes, fornecedores, parceiros ou outros membros da equipe. As diretrizes a seguir definem o uso aceitável da tecnologia e da informação na Keybe:

Conformidade Legal e Políticas Internas: É estritamente proibido o uso dos sistemas, redes ou dispositivos da Keybe para fins ilícitos, atividades não autorizadas ou ações que violem as políticas da empresa. Os recursos corporativos não podem ser utilizados para transmitir, criar, acessar ou armazenar conteúdo ilegal, nocivo, obsceno, discriminatório, ameaçador ou que incite o ódio. Também não é tolerado o uso das ferramentas da Keybe para fins pessoais que infrinjam direitos de terceiros, como violações de direitos autorais, ou que possam prejudicar a reputação da empresa.
Integridade dos Sistemas e Segurança da Informação: Os membros da equipe devem cumprir todas as medidas de segurança da informação implementadas pela empresa. Qualquer tentativa de contornar, desativar ou comprometer os controles de segurança, como desativar antivírus ou firewalls ou tentar explorar vulnerabilidades, é estritamente proibida. Não são permitidos a engenharia reversa não autorizada de software da empresa, o acesso não autorizado a sistemas internos, ataques de negação de serviço, a introdução de malware ou qualquer outra atividade que comprometa a integridade ou a disponibilidade da infraestrutura tecnológica.
Cada membro da equipe deve proteger suas credenciais de acesso, incluindo nomes de usuário, senhas e tokens, e mantê-las em sigilo. É proibido compartilhar senhas corporativas. Qualquer indício de incidente de segurança, como perda ou roubo de um dispositivo, acesso não autorizado ou um e-mail suspeito de phishing, deve ser comunicado imediatamente à equipe de TI ou de Segurança da Informação para que os protocolos de resposta sejam acionados.
Uso Adequado da Informação e dos Recursos: As informações geradas ou coletadas no exercício do trabalho, incluindo dados de clientes, estratégias, código e documentos internos, devem ser utilizadas exclusivamente para fins profissionais legítimos e de acordo com as autorizações concedidas. Não é permitido acessar dados sem a devida autorização nem utilizar informações internas em benefício próprio ou de terceiros. Os membros da equipe devem seguir os padrões de classificação da informação da empresa, como pública, interna, confidencial e restrita, e tratar cada tipo de informação de acordo com seu nível de sensibilidade. É proibido copiar, transferir ou armazenar informações confidenciais em dispositivos ou serviços não autorizados. Ao término do vínculo empregatício ou de qualquer relação contratual, o membro da equipe deve devolver todos os ativos de informação da empresa e não reter cópias de dados ou documentos privados.
Respeito à Propriedade Intelectual: Os membros da equipe devem respeitar as licenças e os direitos autorais de todos os softwares, ferramentas e conteúdos que utilizam. Não é permitido instalar ou utilizar software não autorizado ou sem licença em equipamentos corporativos. Da mesma forma, é proibido baixar ou distribuir, por meio das redes da Keybe, materiais que infrinjam direitos de propriedade intelectual, como músicas, vídeos, imagens ou software pirata. Todo desenvolvimento, script ou programa criado por um colaborador para automatizar tarefas internas deve estar em conformidade com as políticas de segurança e ser aprovado pela equipe de TI antes de ser utilizado em larga escala.

Em resumo, o uso responsável da tecnologia e da informação significa utilizar os recursos da empresa de maneira profissional e ética, mantendo a segurança e a confidencialidade em todos os momentos. A empresa poderá realizar monitoramentos periódicos de seus sistemas, dentro dos limites permitidos por lei, para assegurar o cumprimento destas normas. Qualquer violação poderá resultar em medidas disciplinares.

6. Relacionamento com Clientes e Fornecedores

A Keybe tem o compromisso com a integridade, a transparência e o profissionalismo em todas as suas relações comerciais, incluindo aquelas com clientes, fornecedores e parceiros. Reconhecemos que construir relações baseadas na confiança é essencial para o nosso sucesso a longo prazo. Por isso, estabelecemos as seguintes normas de conduta para nossas interações externas:

Foco no Cliente: Todos os membros da equipe devem tratar os clientes da Keybe com o mais alto nível de respeito, cortesia e empatia, ouvindo ativamente suas necessidades e empenhando-se em entregar soluções de alta qualidade. A satisfação do cliente é uma prioridade, sempre dentro de um marco ético e legal. Espera-se que os membros da equipe honrem os compromissos assumidos com os clientes e forneçam informações precisas e verdadeiras sobre nossos produtos e serviços. Toda informação confidencial do cliente à qual se tenha acesso, como dados de contato, estratégias de negócio do cliente ou o conteúdo de suas comunicações, deve ser protegida com o mesmo nível de cuidado dispensado às informações internas. Seu uso limita-se ao que foi acordado contratualmente e jamais deve servir para ganho pessoal ou em benefício de terceiros não autorizados.
Transparência e Comunicação Honesta: Nas negociações e nos acordos com clientes e fornecedores, a Keybe atua com total transparência. Isso inclui comunicar com clareza os termos e condições, sem ocultar nem distorcer informações relevantes. Não serão feitas promessas que não possam ser cumpridas, nem serão criadas expectativas irreais em relação às nossas soluções. Qualquer erro ou incidente que afete um cliente, como uma interrupção ou atraso no serviço, deve ser reconhecido com honestidade e tratado com um plano de correção claro. A comunicação será sempre profissional e construtiva, voltada à resolução de problemas e à preservação da reputação de confiança da empresa.
Seleção e Tratamento Justo de Fornecedores: A empresa seleciona seus fornecedores e prestadores de serviço com base em critérios objetivos e justos, como qualidade, preço, confiabilidade e alinhamento com nossos valores. Todos os membros da equipe envolvidos em processos de compras ou contratação devem evitar qualquer favorecimento ou conflito de interesses. Qualquer situação que possa gerar um conflito de interesses, seja real, potencial ou mesmo aparente, deve ser evitada nas relações com fornecedores. Por exemplo, se um colaborador tiver uma relação pessoal ou financeira com um potencial fornecedor, isso deve ser informado e a pessoa deve se abster de participar do processo de tomada de decisão. Todos os fornecedores, atuais e potenciais, devem ser tratados de forma justa e respeitosa. As negociações são conduzidas de boa-fé, com o objetivo de construir relações duradouras e mutuamente benéficas.
Conformidade Legal e Anticorrupção: Em todas as interações com clientes, fornecedores e entidades governamentais, os membros da equipe da Keybe devem cumprir rigorosamente as leis aplicáveis, incluindo as normas de concorrência, de defesa do consumidor e tributárias, bem como nossas políticas anticorrupção. É estritamente proibido oferecer, dar, solicitar ou aceitar subornos, propinas ou quaisquer pagamentos indevidos em troca de favores ou vantagens comerciais.

Essa proibição inclui pagamentos de facilitação a servidores públicos, presentes excessivos, entretenimento suntuoso ou outras cortesias que ultrapassem limites razoáveis e transparentes. Todos os presentes ou cortesias comerciais devem ser modestos e permitidos pela política interna de presentes. Em caso de dúvida, os membros da equipe devem consultar a equipe administrativa. A Keybe também espera uma conduta ética semelhante de seus parceiros de negócios, incluindo fornecedores, distribuidores e consultores, e comunica essas expectativas por meio de códigos de conduta para terceiros ou de cláusulas contratuais.

Todo membro da equipe que gerencia relações com clientes ou fornecedores deve atuar como embaixador dos valores da Keybe, demonstrando por meio de suas ações a confiabilidade, a qualidade e a ética que nos distinguem. Por sua vez, a empresa se compromete a apoiar os membros de sua equipe, oferecendo capacitação em atendimento ao cliente, negociação ética e conformidade regulatória, a fim de garantir relações externas sólidas e livres de práticas indevidas.

7. Políticas de Inovação e Propriedade Intelectual

A inovação é um pilar central da cultura da Keybe Inc. Incentivamos os membros da nossa equipe, parceiros e fornecedores a ampliar os limites da criatividade para desenvolver soluções que gerem valor e equilibrem tecnologia e pessoas. Ao mesmo tempo, é essencial proteger e gerenciar adequadamente os ativos intangíveis resultantes dessa inovação, bem como respeitar os direitos de propriedade intelectual de terceiros. Esta seção apresenta as políticas relacionadas à inovação interna e à propriedade intelectual (PI):

7.1 Fomento à Criatividade Responsável: A Keybe oferece às suas equipes espaço, ferramentas e tempo para experimentação e inovação, como projetos de P&D, capacitação avançada, participação em hackathons, acesso ao conhecimento e laboratórios experimentais, com o objetivo de impulsionar a melhoria contínua de nossos produtos e serviços. Os membros da equipe são incentivados a propor novas ideias e otimizações.

Ao mesmo tempo, a criatividade deve ser exercida de forma responsável. As iniciativas devem estar alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa e cumprir as normas internas e externas. A empresa valoriza as iniciativas inovadoras e reconhece as contribuições de destaque, promovendo uma mentalidade de crescimento e aprendizado contínuos.

7.2 Propriedade Intelectual dos Desenvolvimentos Internos: Todo desenvolvimento, invenção, descoberta, obra artística, marca, desenho, modelo de IA, algoritmo, componente de software ou melhoria técnica criado por membros da equipe, parceiros ou fornecedores no exercício de suas funções ou mediante o uso de recursos da empresa é considerado propriedade intelectual da Keybe. A empresa detém a titularidade exclusiva de todos os direitos de PI sobre as tecnologias e os modelos de inteligência artificial que desenvolve, incluindo quaisquer melhorias ou modificações futuras.

Ao ingressar na Keybe, os membros da equipe concordam, por meio de contratos de trabalho e de confidencialidade, que os direitos autorais e os direitos de propriedade industrial das criações relacionadas ao negócio pertencem à empresa, nos termos da legislação aplicável. Cada membro da equipe tem o dever de proteger esses ativos, não os divulgando sem autorização, não os registrando em seu próprio nome e comunicando prontamente à empresa qualquer criação ou ideia desenvolvida durante seu trabalho que possa ser patenteável ou registrável.

7.3 Direitos sobre Dados e Conteúdos dos Clientes: Quando a Keybe recebe dados, conteúdos ou feedback de clientes para personalizar ou treinar nossos sistemas, como dados utilizados em modelos de IA, reconhecemos que esses dados continuam sendo de propriedade do cliente ou do titular original dos direitos. A empresa se compromete a utilizar esses dados exclusivamente para as finalidades acordadas contratualmente e a proteger sua confidencialidade. Nenhum membro da equipe poderá extrair, reutilizar ou explorar dados de clientes para finalidades além das expressamente permitidas.

Da mesma forma, ao desenvolver soluções que gerem conteúdo específico para um cliente, como configurações ou relatórios personalizados, os direitos de uso são regidos pelos acordos firmados com esse cliente, garantindo que a Keybe não se aproprie indevidamente de informações do cliente. Por outro lado, os modelos, métodos e tecnologias subjacentes desenvolvidos pela Keybe, incluindo know-how, algoritmos e frameworks, não são transferidos. O cliente recebe uma licença de uso limitada, conforme acordado, enquanto a titularidade dessas ferramentas essenciais permanece com a Keybe.

7.4 Respeito à Propriedade Intelectual de Terceiros: Ao longo de todo o processo de inovação, é essencial respeitar os direitos de propriedade intelectual externos. Nenhum membro da equipe poderá introduzir materiais de terceiros, incluindo código, bibliotecas, imagens, textos ou outros ativos, em produtos ou projetos da Keybe sem se certificar de que existe a licença ou autorização adequada. O uso de software de código aberto deve respeitar as licenças aplicáveis, e será mantido um registro dos componentes de terceiros incorporados aos nossos desenvolvimentos para gerenciar a conformidade.

É proibida qualquer forma de plágio ou cópia não autorizada de ideias, marcas ou tecnologias de outras empresas. Se um membro da equipe tiver qualquer dúvida sobre se determinada ideia ou tecnologia pode infringir direitos de terceiros, deverá consultar a equipe Jurídica ou de Compliance antes de prosseguir. Além disso, a Keybe espera um comportamento ético em relação à propriedade intelectual mesmo fora do contexto da empresa. Os membros da equipe não devem trazer para a Keybe segredos comerciais ou informações protegidas de empregadores anteriores, nem utilizar indevidamente informações obtidas por meios não autorizados.

7.5 Gestão de Segredos Comerciais e Confidencialidade Técnica: Os segredos comerciais da Keybe, como algoritmos proprietários, estratégias de IA, listas de clientes e planos de produto, são ativos críticos. Todo membro da equipe tem o dever de proteger a confidencialidade dessas informações técnicas e de negócio sensíveis. Isso inclui evitar discuti-las em ambientes não seguros, não compartilhá-las com terceiros não autorizados e adotar práticas seguras de comunicação e armazenamento ao trabalhar com elas. Qualquer divulgação não autorizada de segredos comerciais ou de informações privilegiadas da empresa será considerada uma violação grave e poderá resultar em medidas legais e disciplinares.

Em síntese, a Keybe busca um equilíbrio no qual a inovação possa prosperar em um ambiente de confiança e respeito aos direitos. A empresa oferecerá o apoio necessário, incluindo recursos jurídicos, de capacitação e técnicos, para que os membros da equipe possam inovar com confiança, sabendo que suas criações estão protegidas e que o ecossistema de propriedade intelectual em que atuamos é respeitado.

8. Mecanismos Internos de Denúncia e Gestão de Riscos

Para manter uma cultura de integridade e um ambiente seguro, a Keybe estabelece mecanismos claros de denúncia de irregularidades, bem como processos internos de gestão de riscos. Todos os membros da equipe têm o direito e o dever de comunicar qualquer situação que viole estas políticas ou represente um risco significativo para a empresa, sem medo de retaliação. Da mesma forma, a liderança da Keybe se compromete a tratar essas denúncias com diligência e a mitigar riscos de forma proativa. Os mecanismos são descritos a seguir:

8.1 Canais Confidenciais de Denúncia: A Keybe disponibiliza canais seguros e confidenciais para que os membros da equipe comuniquem possíveis violações das políticas internas, condutas antiéticas, incidentes de segurança da informação, fraudes ou outros riscos. O principal canal de denúncia é o endereço de e-mail do fundador: [email protected]. Todas as denúncias recebidas são tratadas com estrita confidencialidade.

Todo membro da equipe que comunicar um problema de boa-fé será protegido, e a empresa proíbe terminantemente qualquer forma de retaliação. Clientes ou terceiros também podem comunicar possíveis condutas indevidas. É importante comunicar qualquer violação ou ameaça significativa imediatamente, para que a Keybe possa investigar e tratar a questão com agilidade.

8.2 Procedimento de Investigação e Medidas: Ao receber uma denúncia interna, a empresa dará início a um processo de investigação conduzido pela equipe administrativa. Esse processo será realizado com imparcialidade, respeito e a devida diligência. Serão envidados esforços para reunir evidências, entrevistar as partes envolvidas e documentar as conclusões.

Se a investigação confirmar uma violação das políticas ou um risco real, a empresa adotará as medidas corretivas cabíveis. Elas podem incluir capacitação adicional, medidas disciplinares para o responsável, quando se tratar de um colaborador, ajustes nos controles internos ou ações judiciais em casos de condutas graves ou ilícitas. Em todos os momentos, o foco estará em tratar a causa raiz do problema, e não apenas suas consequências imediatas. Quando a pessoa denunciante tiver sido identificada, ela será informada sobre o encerramento do caso e, sempre que possível, sobre o resultado geral, respeitando-se a privacidade.

8.3 Proteção ao Denunciante e Não Retaliação: A Keybe garante um ambiente em que os membros da equipe se sintam seguros para expressar preocupações. Qualquer ato de retaliação, intimidação ou discriminação contra uma pessoa que tenha comunicado uma preocupação ética ou de segurança é considerado uma violação grave destas políticas. Se alguém acreditar que está sofrendo retaliação por ter comunicado um problema, deverá informá-lo imediatamente pelos mesmos canais, para que a alta liderança possa tomar as medidas cabíveis. A política de não retaliação é essencial para garantir que os problemas venham à tona e sejam tratados em tempo hábil.

8.4 Gestão Proativa de Riscos: Além de responder a incidentes, a Keybe adota uma abordagem proativa na gestão interna de riscos. A empresa identifica e avalia regularmente os riscos que possam afetar suas operações, seus ativos de informação, a conformidade legal, a continuidade do negócio ou sua reputação. Isso é feito por meio de avaliações formais de risco, auditorias internas e monitoramento de indicadores-chave.

Com base nessas análises, são implementados controles e planos de mitigação para reduzir a probabilidade e o impacto dos riscos identificados, mantendo a exposição dentro de limites aceitáveis. Por exemplo, a empresa gerencia os riscos de segurança da informação atualizando tecnologias e patches e realizando testes de invasão; os riscos no ambiente de trabalho por meio de programas de saúde ocupacional e segurança física; os riscos jurídicos por meio da conformidade com novas regulamentações; os riscos financeiros por meio de controles contábeis e antifraude; e os riscos operacionais de forma mais ampla. Espera-se que todos os membros da equipe colaborem com as iniciativas de gestão de riscos, fornecendo informações precisas e cumprindo os controles estabelecidos.

8.5 Resposta a Incidentes e Melhoria Contínua: Quando, apesar das medidas preventivas, ocorrer um incidente, seja uma violação de segurança, um acidente de trabalho ou uma violação ética, a Keybe conta com planos de resposta e contingência para gerenciá-lo. A prioridade é conter o impacto, notificar as partes afetadas conforme o caso, por exemplo informando clientes ou autoridades em caso de violação de dados, e aprender com o ocorrido.

A melhoria contínua é parte integrante da gestão de riscos. Cada incidente ou quase acidente é tratado como uma oportunidade para fortalecer nossas políticas e nossos processos. As lições aprendidas são documentadas, e as políticas, os procedimentos ou os controles internos são ajustados conforme necessário para evitar recorrências. Esse ciclo permanente de feedback garante que o sistema de controle interno da Keybe continue evoluindo e se aprimorando ao longo do tempo.

9. Revisão e Atualização deste Documento

Estas políticas internas não são estáticas. Elas são um documento vivo que pode evoluir à medida que a empresa, seu ambiente e as boas práticas mudam. A Keybe se compromete a manter este documento atualizado e pertinente. Para isso, ficam estabelecidas as seguintes diretrizes:

9.1 Frequência de Revisão: Será realizada uma revisão abrangente de todas as políticas aqui descritas no mínimo uma vez por ano. Além disso, caso ocorram mudanças significativas, como novas leis ou regulamentações aplicáveis, alterações no modelo de negócio, a adoção de novas tecnologias ou constatações de auditorias internas, as políticas serão atualizadas imediatamente, sem aguardar o ciclo anual. Manter estas políticas atualizadas assegura sua eficácia e seu alinhamento com as necessidades do negócio e os requisitos regulatórios aplicáveis.

9.2 Responsabilidade pela Atualização: A responsabilidade por coordenar a revisão e a atualização destas políticas cabe ao Comitê de Compliance e Ética da Keybe, em colaboração com o departamento de Recursos Humanos e outras áreas pertinentes, como Segurança da Informação e Jurídico. Esse comitê avaliará as alterações propostas, incorporará o feedback dos membros da equipe e garantirá que qualquer atualização permaneça alinhada aos valores corporativos e às leis aplicáveis. Todas as atualizações devem ser aprovadas pela alta administração da Keybe antes de entrarem em vigor.

9.3 Comunicação e Capacitação: Quando forem feitas alterações ou inclusões nas políticas internas, elas serão comunicadas a todos os membros da equipe de forma oportuna e clara, pelos canais internos oficiais, como o e-mail corporativo, o portal do colaborador ou sessões informativas. Além da comunicação, será oferecida capacitação quando necessário, para garantir que todos compreendam as novas expectativas. Cada membro da equipe, parceiro ou fornecedor deverá confirmar, pelos mecanismos internos estabelecidos, como a assinatura eletrônica, que recebeu e compreendeu as políticas atualizadas.

9.4 Melhoria Contínua: A Keybe incentiva os membros da equipe a contribuírem com sugestões para aprimorar estas políticas com base em sua experiência prática. O feedback interno, assim como as tendências do setor e as recomendações de organizações internacionais, será levado em consideração nas revisões futuras. Esse compromisso com a melhoria contínua e a adaptação reflete nossa dedicação em manter uma cultura de excelência, na qual as políticas internas não apenas atendem a padrões internacionais, mas também ajudam de verdade a liberar o verdadeiro potencial das pessoas em um ambiente de trabalho seguro, ético e próspero.

Elaborado por:Daniel Jokka
Fundador e CEO
Keybe Inc