Politiques internes

Dernière mise à jour : 7 février 2026

1. Principes généraux et objet du présent document

1.1 Objet : Établir les lignes directrices internes qui encadrent la conduite et les pratiques au sein de Keybe Inc., afin de garantir que l’ensemble des membres de l’équipe agissent en cohérence avec les valeurs fondamentales de l’entreprise et dans le respect des normes internationales. Le présent document vise à favoriser une culture organisationnelle saine, éthique et sûre, dans laquelle le potentiel de chaque membre de l’équipe peut pleinement s’exprimer.

1.2 Vision et valeurs : Les présentes politiques s’inspirent de la vision exposée dans le Manifeste de Keybe, par lequel l’entreprise défend la transformation de la société par l’empathie, l’optimisme et la créativité, en libérant le véritable potentiel des personnes. Fondamentalement, Keybe est guidée par des principes de conduite éthique qui placent toujours les personnes au premier plan et font de la préservation de leur intégrité, de leur sécurité et de leur protection une prémisse fondamentale. Dans cette perspective, l’entreprise promeut le respect de la dignité humaine, une innovation responsable et une relation équilibrée entre la technologie et la nature, ce qui nous invite chaque jour à donner le meilleur de notre énergie et de nos capacités.

1.3 Champ d’application : Les présentes politiques internes s’appliquent à l’ensemble des membres de l’organisation, y compris les dirigeants, salariés, fournisseurs, prestataires, partenaires, actionnaires et collaborateurs temporaires, dans toutes les zones géographiques où Keybe exerce ses activités. Chaque section du présent document énonce des lignes directrices spécifiques, notamment en matière d’éthique de l’IA, de protection des données et de conduite, qui complètent les conditions générales publiques de Keybe et reflètent les meilleures pratiques internationales dans chacun des domaines concernés.

1.4 Conformité et responsabilité : Il incombe à chaque membre de l’équipe de connaître et de respecter les présentes politiques. Nul ne saurait se prévaloir de leur méconnaissance pour s’y soustraire. L’entreprise attend de chacun un engagement personnel envers ces principes et une conduite intègre, y compris en l’absence de supervision directe. Le respect de ces politiques contribue à une culture d’entreprise solide et à la réputation de Keybe en tant qu’entreprise technologique éthique et digne de confiance.

2. Éthique dans l’utilisation et le développement de l’intelligence artificielle

Keybe est une entreprise technologique qui place l’intelligence artificielle (IA) au cœur de ses produits et de ses processus. C’est pourquoi elle maintient un engagement fort en faveur de l’éthique dans le développement et l’utilisation de l’IA, en conformité avec les normes internationales telles que celles établies par l’OCDE, l’UNESCO et l’IEEE. L’entreprise veille à ce que ses pratiques en matière d’IA respectent les droits humains et favorisent le bien-être social, en évitant tout usage abusif ou préjudiciable. Plus précisément, nous sommes guidés par les principes suivants :

Une IA au service des personnes : L’IA développée par Keybe doit servir les personnes et la planète, en contribuant à une croissance inclusive, au développement durable et au bien-être général. Les systèmes d’IA sont conçus pour respecter les droits humains, les valeurs démocratiques et la diversité, et pour intégrer des garde-fous, tels qu’une intervention humaine lorsque cela est nécessaire, afin de contribuer à une société juste et équitable.
Transparence : Les systèmes d’IA de Keybe fonctionnent dans un esprit de transparence et de divulgation responsable, de sorte que les personnes sachent lorsqu’elles interagissent avec une intelligence artificielle et puissent contester une décision automatisée ou en demander le réexamen. Les principaux algorithmes et processus décisionnels sont documentés afin d’en permettre l’explicabilité lorsque cela est nécessaire.
Sécurité et robustesse : Nos solutions d’IA doivent être techniquement robustes, fiables et sûres tout au long de leur cycle de vie. Keybe évalue et gère en permanence les risques potentiels, notamment les biais, les erreurs et les vulnérabilités, afin de les réduire de manière proactive. La sécurité implique également de prévenir les biais injustes dans les modèles et de mener des tests rigoureux avant tout déploiement dans des environnements susceptibles d’avoir une incidence sur des utilisateurs réels.
Responsabilité et redevabilité : L’organisation, ainsi que les équipes et les personnes qui développent ou gèrent l’IA chez Keybe, sont tenues de rendre compte de son bon fonctionnement et de ses résultats. Des processus d’examen éthique et d’audit sont en place, et des responsables clairement désignés garantissent la redevabilité en cas de défaillance ou d’incidence négative, conformément aux principes énoncés ci-dessus.
Responsabilité et redevabilité : L’organisation, ainsi que les équipes et les personnes qui développent ou gèrent l’IA chez Keybe, sont responsables de son bon fonctionnement et de ses résultats. Des processus d’audit et d’examen éthique sont en place, et la responsabilité est clairement attribuée à des responsables désignés, qui doivent répondre de toute défaillance ou incidence négative, conformément aux principes énoncés ci-dessus.

En outre, Keybe adopte les lignes directrices énoncées dans la Recommandation de l’UNESCO sur l’éthique de l’intelligence artificielle, adoptée en 2021 par 193 États membres. Ces lignes directrices mettent notamment l’accent sur la proportionnalité et le principe consistant à « ne pas nuire », selon lequel l’IA ne doit être utilisée qu’à des fins légitimes tout en réduisant au minimum ses effets négatifs, ainsi que sur la sûreté et la prévention des risques, le droit au respect de la vie privée et à la protection des données, la transparence et l’explicabilité des systèmes, une supervision humaine appropriée et la redevabilité des actions fondées sur l’IA.

L’ensemble de ces valeurs et principes éthiques fait partie intégrante du cycle de développement de l’IA chez Keybe, de la conception initiale d’un modèle jusqu’à sa mise en œuvre et à sa maintenance continue. Nos équipes bénéficient d’une formation continue à l’éthique de l’IA, et nous encourageons une culture dans laquelle tout membre de l’équipe peut exprimer ses préoccupations éthiques concernant un projet d’IA sans crainte de représailles (voir la section 8 relative au signalement des risques).

3. Protection des données personnelles et confidentialité

La protection des données personnelles et la confidentialité des informations constituent des priorités absolues pour Keybe. L’entreprise est en cours de mise en place d’un solide système de management de la sécurité de l’information (SMSI), conforme aux normes internationales telles que l’ISO/IEC 27001 et aux bonnes pratiques du NIST, afin de préserver l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données qu’elle traite. Dans cette perspective, les politiques et mesures suivantes sont adoptées :

3.1 Conformité à la réglementation sur la protection de la vie privée : Keybe se conforme aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données dans toutes les juridictions où elle exerce ses activités, notamment au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne et aux législations locales équivalentes. Des politiques claires encadrent le traitement des données personnelles, avec des durées de conservation bien définies et des obligations de conformité établies conformément à des normes reconnues, telles que la mesure A.18.1.4 de l’ISO 27001 relative à la protection de la vie privée. La réglementation en matière de vie privée est abordée dans une perspective mondiale : lorsque nous traitons des données appartenant à des personnes situées dans l’Union européenne ou dans d’autres régions, nous respectons pleinement les exigences légales applicables.

3.2 Principes de traitement des données : Tout traitement de données personnelles chez Keybe est régi par les principes de licéité, de loyauté, de transparence et de minimisation des données. Les données ne sont collectées qu’à des fins légitimes et explicites, et leur utilisation est limitée aux finalités communiquées aux personnes concernées et acceptées par celles-ci. Toute collecte ou conservation de données au-delà de ce qui est strictement nécessaire est évitée. Les données sensibles font l’objet de protections supplémentaires, conformément à la réglementation applicable, y compris le recueil d’un consentement explicite lorsque celui-ci est requis.

3.3 Mesures de sécurité et contrôles d’accès : L’entreprise met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles visant à protéger les données contre tout accès non autorisé, toute altération, toute perte ou toute divulgation indue. Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des informations sensibles, des contrôles d’accès fondés sur les rôles, une authentification forte, des pare-feu, des sauvegardes régulières et une surveillance continue des éventuelles failles de sécurité. Tout incident compromettant des données personnelles déclenche les protocoles de réponse aux incidents et de notification, conformément aux lois applicables, notamment la notification aux autorités et aux personnes concernées dans les délais légaux en cas de violation de données.

3.4 Confidentialité et obligation de secret : Tous les membres de l’équipe sont expressément tenus de préserver la confidentialité des informations confidentielles de l’entreprise et de ses clients. Cette obligation s’étend aux données personnelles, aux secrets d’affaires, aux stratégies commerciales, au code source et à toute information non publique. Nombre de nos clients confient leurs données à Keybe dans le cadre d’accords de confidentialité, et l’entreprise veille à ce que ces données demeurent leur propriété et ne soient utilisées qu’aux seules fins autorisées par le contrat.

Chaque membre de l’équipe signe un accord de confidentialité (NDA) lors de son arrivée et reçoit une formation sur les politiques de gestion de l’information. La divulgation d’informations confidentielles à des tiers non autorisés est strictement interdite, y compris après la fin de la relation de travail ou contractuelle.

3.5 Responsabilité des membres de l’équipe : La sécurité de l’information est une responsabilité partagée. Les responsabilités individuelles en matière de protection des données et de sécurité de l’information sont définies, communiquées et reconnues par chaque salarié, prestataire ou tiers amené à interagir avec les données de Keybe. Chaque membre de l’équipe est tenu de respecter ces politiques, de faire preuve de la diligence requise dans le traitement des informations, par exemple en ne laissant pas de documents sensibles sans surveillance et en ne partageant pas ses mots de passe, et de signaler sans délai tout incident de sécurité ou toute suspicion de violation de données aux équipes compétentes (voir la section 8).

Préserver la confiance de nos clients, de nos partenaires et de nos collègues est essentiel. C’est pourquoi la protection des informations qui nous sont confiées est au cœur de nos valeurs et de notre culture organisationnelle.

4. Conduite et culture organisationnelle

Keybe s’attache à entretenir une culture organisationnelle exemplaire, fondée sur l’intégrité, le respect, la collaboration, la diversité et l’équité. La culture de l’entreprise est guidée par des exigences éthiques et humaines élevées, et reflète des valeurs telles que l’empathie et l’optimisme, promues dans notre Manifeste. Chaque membre de l’équipe contribue à cet environnement positif et productif. Les normes de conduite attendues et les principes culturels fondamentaux sont les suivants :

Intégrité et éthique : Agir en toutes circonstances avec honnêteté, en honorant ses engagements et ses obligations. Les décisions doivent toujours être prises dans le respect de l’éthique professionnelle, sans recourir à des raccourcis inappropriés. Toute conduite malhonnête ou frauduleuse est proscrite. L’intégrité implique également la cohérence entre nos paroles et nos actes, afin de bâtir la confiance au sein comme à l’extérieur de l’organisation.
Diversité et inclusion : Valoriser et respecter la diversité des personnes et des points de vue. En tant qu’entreprise mondiale, Keybe favorise un environnement inclusif dans lequel aucune discrimination n’est tolérée en raison de l’origine ethnique, de la couleur de peau, de l’origine nationale, du genre, de l’identité ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de la religion, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée. Les différences individuelles sont considérées comme une force qui stimule la créativité et l’innovation.
Respect et traitement digne : Adopter en toutes circonstances une conduite professionnelle, courtoise et respectueuse envers ses collègues, les clients et toute personne avec laquelle on interagit au nom de l’entreprise. Toute forme de harcèlement moral, d’intimidation, de violence verbale, de harcèlement sexuel ou de tout autre comportement portant atteinte à la dignité de la personne est strictement interdite. Tout incident de manque de respect ou de harcèlement doit être signalé et sera traité avec le plus grand sérieux, conformément aux procédures internes.
Collaboration et travail d’équipe : Cultiver un esprit de collaboration et d’entraide. Les équipes de Keybe sont appelées à travailler de manière coordonnée, en partageant leurs connaissances et leurs bonnes pratiques, en communiquant de façon ouverte et constructive, et en résolvant les désaccords par le dialogue et le professionnalisme. Le soutien entre collègues et l’atteinte des objectifs collectifs sont reconnus et récompensés davantage que les réussites individuelles.
Équité et égalité des chances : Promouvoir l’équité dans l’ensemble des pratiques de gestion des personnes, en garantissant l’égalité des chances en matière de recrutement, de développement professionnel, de formation et de rémunération. Les décisions relatives aux promotions ou aux affectations reposent sur le mérite, la performance et les compétences, et jamais sur le favoritisme ou la discrimination. L’entreprise s’engage à éliminer les biais injustes de ses processus internes et à accompagner de manière égale l’évolution professionnelle de tous les membres de l’équipe.

Chaque responsable chez Keybe a en outre le devoir d’incarner ces valeurs et de favoriser un environnement fondé sur la confiance et le respect. Une culture organisationnelle saine améliore non seulement l’environnement de travail, mais influe aussi directement sur l’innovation et sur la qualité du service que nous offrons à nos clients. C’est pourquoi la protection et l’enrichissement de cette culture relèvent d’une responsabilité partagée.

5. Utilisation responsable de la technologie et de l’information

Keybe met à la disposition des membres de son équipe divers outils technologiques, notamment des équipements, des systèmes, des applications, un accès à Internet, des plateformes d’IA et des informations confidentielles, afin qu’ils puissent exercer leurs fonctions. L’utilisation de ces ressources doit toujours être responsable, sécurisée et conforme aux politiques internes, en évitant toute action susceptible de mettre en danger l’entreprise, nos clients, nos fournisseurs, nos partenaires ou les autres membres de l’équipe. Les lignes directrices suivantes définissent l’utilisation acceptable de la technologie et de l’information chez Keybe :

Conformité légale et politiques internes : L’utilisation des systèmes, réseaux ou appareils de Keybe à des fins illicites, pour des activités non autorisées ou pour des actions contraires aux politiques de l’entreprise est strictement interdite. Les ressources de l’entreprise ne peuvent être utilisées pour transmettre, créer, consulter ou stocker des contenus illégaux, préjudiciables, obscènes, discriminatoires, menaçants ou incitant à la haine. L’utilisation des outils de Keybe à des fins personnelles portant atteinte aux droits de tiers, telles que la violation de droits d’auteur, ou susceptibles de nuire à la réputation de l’entreprise n’est pas non plus tolérée.
Intégrité des systèmes et sécurité de l’information : Les membres de l’équipe doivent respecter l’ensemble des mesures de sécurité de l’information mises en place par l’entreprise. Toute tentative de contourner, de désactiver ou de compromettre les contrôles de sécurité, par exemple en désactivant un logiciel antivirus ou un pare-feu, ou en tentant d’exploiter des vulnérabilités, est strictement interdite. Sont proscrits la rétro-ingénierie non autorisée des logiciels de l’entreprise, l’accès non autorisé aux systèmes internes, les attaques par déni de service, l’introduction de logiciels malveillants ainsi que toute autre activité compromettant l’intégrité ou la disponibilité de l’infrastructure technologique.
Chaque membre de l’équipe doit protéger ses identifiants d’accès, notamment ses noms d’utilisateur, mots de passe et jetons, et en préserver la confidentialité. Le partage des mots de passe de l’entreprise est interdit. Tout indice d’incident de sécurité, tel que la perte ou le vol d’un appareil, un accès non autorisé ou un e-mail d’hameçonnage suspect, doit être signalé immédiatement à l’équipe informatique ou à l’équipe de sécurité de l’information afin de déclencher les protocoles d’intervention.
Utilisation appropriée de l’information et des ressources : Les informations générées ou recueillies dans le cadre du travail, y compris les données clients, les stratégies, le code et les documents internes, doivent être utilisées exclusivement à des fins professionnelles légitimes et conformément aux autorisations accordées. Il n’est pas permis d’accéder à des données sans autorisation appropriée, ni d’utiliser des informations internes à son profit personnel ou au profit de tiers. Les membres de l’équipe doivent respecter les règles de classification de l’information de l’entreprise (publique, interne, confidentielle et restreinte, par exemple) et traiter chaque type d’information selon son niveau de sensibilité. Il est interdit de copier, de transférer ou de stocker des informations confidentielles sur des appareils ou des services non autorisés. À la fin de la relation de travail ou de toute relation contractuelle, le membre de l’équipe doit restituer l’ensemble des actifs informationnels de l’entreprise et ne conserver aucune copie de données ou de documents privés.
Respect de la propriété intellectuelle : Les membres de l’équipe doivent respecter les licences et les droits d’auteur de l’ensemble des logiciels, outils et contenus qu’ils utilisent. Il n’est pas permis d’installer ou d’utiliser des logiciels non autorisés ou sans licence sur les équipements de l’entreprise. De même, il est interdit de télécharger ou de diffuser, par l’intermédiaire des réseaux de Keybe, des contenus portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle, tels que de la musique, des vidéos, des images ou des logiciels piratés. Tout développement, script ou programme créé par un collaborateur pour automatiser des tâches internes doit respecter les politiques de sécurité et être approuvé par l’équipe informatique avant d’être déployé à grande échelle.

En résumé, l’utilisation responsable de la technologie et de l’information consiste à utiliser les ressources de l’entreprise de manière professionnelle et éthique, tout en préservant en permanence la sécurité et la confidentialité. L’entreprise peut procéder à une surveillance périodique de ses systèmes, dans les limites autorisées par la loi, afin de garantir le respect de ces règles. Toute infraction peut donner lieu à des mesures disciplinaires.

6. Relations avec les clients et les fournisseurs

Keybe s’engage à faire preuve d’intégrité, de transparence et de professionnalisme dans toutes ses relations d’affaires, y compris avec ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires. Nous sommes convaincus que des relations fondées sur la confiance sont essentielles à notre réussite à long terme. C’est pourquoi nous établissons les règles de conduite suivantes pour nos interactions externes :

Orientation client : Tous les membres de l’équipe doivent traiter les clients de Keybe avec le plus grand respect, courtoisie et empathie, en étant activement à l’écoute de leurs besoins et en s’efforçant de leur apporter des solutions de grande qualité. La satisfaction client est une priorité, toujours dans un cadre éthique et légal. Les membres de l’équipe sont tenus d’honorer les engagements pris envers les clients et de fournir des informations exactes et véridiques sur nos produits et services. Toute information confidentielle d’un client à laquelle l’accès est accordé, telle que ses coordonnées, ses stratégies commerciales ou le contenu de ses communications, doit être protégée avec le même soin que les informations internes. Son utilisation est limitée à ce qui est convenu contractuellement et ne doit jamais servir à un gain personnel ou au profit de tiers non autorisés.
Transparence et communication honnête : Dans ses négociations et accords avec ses clients et fournisseurs, Keybe agit en toute transparence. Cela implique de communiquer clairement les conditions générales, sans dissimuler ni déformer aucune information pertinente. Aucune promesse impossible à tenir ne sera faite et aucune attente irréaliste ne sera suscitée au sujet de nos solutions. Toute erreur ou tout incident affectant un client, tel qu’une interruption ou un retard de service, doit être reconnu avec honnêteté et traité au moyen d’un plan de remédiation clair. La communication sera toujours professionnelle et constructive, axée sur la résolution des problèmes et sur la préservation de la réputation de confiance de l’entreprise.
Sélection et traitement équitables des fournisseurs : L’entreprise sélectionne ses fournisseurs et ses prestataires sur la base de critères objectifs et équitables, tels que la qualité, le prix, la fiabilité et l’adéquation avec nos valeurs. Tous les membres de l’équipe impliqués dans les processus d’achat ou de contractualisation doivent éviter tout favoritisme et tout conflit d’intérêts. Toute situation susceptible de créer un conflit d’intérêts, qu’il soit réel, potentiel ou même simplement perçu, doit être évitée dans les relations avec les fournisseurs. Par exemple, si un collaborateur entretient une relation personnelle ou financière avec un fournisseur potentiel, il doit la déclarer et se retirer du processus de décision. Tous les fournisseurs, actuels et potentiels, doivent être traités de manière équitable et respectueuse. Les négociations sont menées de bonne foi, dans le but de bâtir des relations durables et mutuellement bénéfiques.
Conformité légale et lutte contre la corruption : Dans toutes leurs interactions avec les clients, les fournisseurs et les entités publiques, les membres de l’équipe de Keybe doivent respecter rigoureusement les lois applicables, notamment en matière de concurrence, de protection des consommateurs et de fiscalité, ainsi que nos politiques de lutte contre la corruption. Il est strictement interdit d’offrir, de donner, de solliciter ou d’accepter des pots-de-vin, des rétrocommissions ou tout paiement indu en échange de faveurs ou d’avantages commerciaux.

Cette interdiction s’étend aux paiements de facilitation versés à des agents publics, aux cadeaux excessifs, aux divertissements somptueux et à toute autre marque de courtoisie dépassant des limites raisonnables et transparentes. Tout cadeau ou toute marque de courtoisie professionnelle doit rester modeste et être autorisé par la politique interne relative aux cadeaux. En cas de doute, les membres de l’équipe doivent consulter l’équipe administrative. Keybe attend également une conduite éthique comparable de la part de ses partenaires commerciaux, notamment ses fournisseurs, distributeurs et consultants, et leur communique ces attentes au moyen de codes de conduite destinés aux tiers ou de clauses contractuelles.

Tout membre de l’équipe chargé de gérer des relations avec des clients ou des fournisseurs doit agir en ambassadeur des valeurs de Keybe et démontrer, par ses actes, la fiabilité, la qualité et l’éthique qui nous distinguent. En contrepartie, l’entreprise s’engage à accompagner les membres de son équipe en leur proposant des formations en service client, en négociation éthique et en conformité réglementaire, afin de garantir des relations externes solides et exemptes de pratiques inappropriées.

7. Politiques en matière d’innovation et de propriété intellectuelle

L’innovation est un pilier fondamental de la culture de Keybe Inc. Nous encourageons les membres de notre équipe, nos partenaires et nos fournisseurs à repousser les limites de la créativité afin de concevoir des solutions qui créent de la valeur et concilient technologie et humain. Parallèlement, il est essentiel de protéger et de gérer correctement les actifs immatériels issus de cette innovation, ainsi que de respecter les droits de propriété intellectuelle des tiers. La présente section expose les politiques relatives à l’innovation interne et à la propriété intellectuelle (PI) :

7.1 Encourager une créativité responsable : Keybe offre à ses équipes l’espace, les outils et le temps nécessaires à l’expérimentation et à l’innovation, par exemple au travers de projets de R&D, de formations avancées, de la participation à des hackathons, de l’accès aux connaissances et de laboratoires expérimentaux, dans le but de favoriser l’amélioration continue de nos produits et services. Les membres de l’équipe sont invités à proposer de nouvelles idées et des optimisations.

Dans le même temps, la créativité doit s’exercer de manière responsable. Les initiatives doivent s’inscrire dans les objectifs stratégiques de l’entreprise et respecter les réglementations internes et externes. L’entreprise valorise les initiatives innovantes et reconnaît les contributions remarquables, en cultivant un état d’esprit de croissance et d’apprentissage continus.

7.2 Propriété intellectuelle des développements internes : Tout développement, invention, découverte, œuvre artistique, marque, dessin ou modèle, modèle d’IA, algorithme, composant logiciel ou amélioration technique créé par des membres de l’équipe, des partenaires ou des fournisseurs dans l’exercice de leurs fonctions ou au moyen des ressources de l’entreprise est considéré comme la propriété intellectuelle de Keybe. L’entreprise conserve la propriété exclusive de l’ensemble des droits de PI sur les technologies et les modèles d’intelligence artificielle qu’elle développe, y compris sur toute amélioration ou modification future.

En rejoignant Keybe, les membres de l’équipe acceptent, par le biais de leurs contrats de travail et accords de confidentialité, que les droits d’auteur et les droits de propriété industrielle sur les créations liées à l’activité appartiennent à l’entreprise, conformément à la législation applicable. Chaque membre de l’équipe a le devoir de protéger ces actifs : ne pas les divulguer sans autorisation, ne pas les enregistrer en son propre nom et signaler sans délai à l’entreprise toute création ou idée élaborée dans le cadre de son travail susceptible d’être brevetée ou enregistrée.

7.3 Droits sur les données et les contenus des clients : Lorsque Keybe reçoit de ses clients des données, des contenus ou des retours destinés à personnaliser ou à entraîner nos systèmes, comme les données utilisées pour des modèles d’IA, nous reconnaissons que ces données demeurent la propriété du client ou du titulaire initial des droits. L’entreprise s’engage à utiliser ces données uniquement aux fins convenues contractuellement et à en protéger la confidentialité. Aucun membre de l’équipe ne peut extraire, réutiliser ou exploiter des données clients à des fins autres que celles expressément autorisées.

De même, lorsque nous développons des solutions générant des contenus propres à un client, tels que des configurations ou des rapports personnalisés, les droits d’utilisation sont régis par les accords conclus avec ce client, ce qui garantit que Keybe ne s’approprie pas indûment les informations du client. En revanche, les modèles, méthodes et technologies sous-jacents développés par Keybe, y compris le savoir-faire, les algorithmes et les frameworks, ne sont pas cédés. Le client bénéficie d’une licence d’utilisation limitée, selon les conditions convenues, tandis que la propriété de ces outils fondamentaux reste à Keybe.

7.4 Respect de la propriété intellectuelle des tiers : Tout au long du processus d’innovation, il est essentiel de respecter les droits de propriété intellectuelle externes. Aucun membre de l’équipe ne peut intégrer des éléments appartenant à des tiers, notamment du code, des bibliothèques, des images, des textes ou d’autres ressources, dans les produits ou projets de Keybe sans s’être assuré de disposer de la licence ou de l’autorisation appropriée. L’utilisation de logiciels open source doit respecter les licences applicables, et un registre des composants tiers intégrés à nos développements sera tenu afin d’en assurer la conformité.

Toute forme de plagiat ou de copie non autorisée d’idées, de marques ou de technologies appartenant à d’autres entreprises est interdite. Si un membre de l’équipe a le moindre doute quant au risque qu’une idée ou une technologie donnée porte atteinte aux droits de tiers, il doit consulter l’équipe juridique ou l’équipe conformité avant d’aller plus loin. En outre, Keybe attend un comportement éthique en matière de propriété intellectuelle, y compris en dehors du cadre de l’entreprise. Les membres de l’équipe ne doivent ni apporter chez Keybe des secrets d’affaires ou des informations protégées appartenant à leurs anciens employeurs, ni utiliser de manière inappropriée des informations obtenues par des moyens non autorisés.

7.5 Gestion des secrets d’affaires et confidentialité technique : les secrets d’affaires de Keybe, tels que les algorithmes propriétaires, les stratégies d’IA, les listes de clients et les feuilles de route produit, constituent des actifs essentiels. Chaque membre de l’équipe a le devoir de protéger la confidentialité de ces informations techniques et commerciales sensibles. Ce devoir implique de ne pas les évoquer dans des environnements non sécurisés, de ne pas les communiquer à des tiers non autorisés et de recourir à des pratiques de communication et de stockage sécurisées lorsqu’il travaille avec ces informations. Toute divulgation non autorisée de secrets d’affaires ou d’informations privilégiées de l’entreprise sera considérée comme un manquement grave et pourra donner lieu à des poursuites judiciaires et à des sanctions disciplinaires.

En résumé, Keybe recherche un équilibre permettant à l’innovation de s’épanouir dans un climat de confiance et de respect des droits. L’entreprise apportera le soutien nécessaire, notamment sur les plans juridique, de la formation et des ressources techniques, afin que les membres de l’équipe puissent innover en toute confiance, en sachant que leurs créations sont protégées et que l’écosystème de propriété intellectuelle dans lequel nous évoluons est respecté.

8. Mécanismes internes de signalement et de gestion des risques

Afin de préserver une culture d’intégrité et un environnement sûr, Keybe met en place des mécanismes clairs de signalement des irrégularités, ainsi que des processus internes de gestion des risques. Tous les membres de l’équipe ont à la fois le droit et le devoir de signaler toute situation contraire aux présentes politiques ou présentant un risque significatif pour l’entreprise, sans crainte de représailles. De même, la direction de Keybe s’engage à traiter ces signalements avec diligence et à atténuer les risques de manière proactive. Les mécanismes applicables sont décrits ci-après :

8.1 Canaux de signalement confidentiels : Keybe met à la disposition des membres de l’équipe des canaux sécurisés et confidentiels leur permettant de signaler d’éventuels manquements aux politiques internes, des comportements contraires à l’éthique, des incidents de sécurité de l’information, des fraudes ou tout autre risque. Le principal canal de signalement est l’adresse électronique du fondateur : [email protected]. Tous les signalements reçus sont traités dans la plus stricte confidentialité.

Tout membre de l’équipe qui signale un problème de bonne foi sera protégé, et l’entreprise interdit formellement toute forme de représailles. Les clients ou les tiers peuvent également signaler d’éventuels manquements. Il est important de signaler immédiatement tout manquement ou toute menace significative, afin que Keybe puisse enquêter et traiter le problème sans délai.

8.2 Procédure d’enquête et mesures : dès réception d’un signalement interne, l’entreprise engagera une procédure d’enquête conduite par l’équipe administrative. Cette procédure sera menée avec impartialité, respect et la diligence requise. Tous les efforts seront déployés pour recueillir des éléments de preuve, entendre les parties concernées et consigner les constatations.

Si l’enquête confirme un manquement aux politiques ou un risque avéré, l’entreprise prendra les mesures correctives appropriées. Celles-ci peuvent comprendre une formation complémentaire, des sanctions disciplinaires à l’encontre de la personne responsable lorsqu’il s’agit d’un salarié, des ajustements des contrôles internes ou des poursuites judiciaires en cas de comportement grave ou illicite. En toutes circonstances, l’objectif sera de traiter la cause profonde du problème, et non seulement ses conséquences immédiates. Lorsque l’auteur du signalement est identifié, il sera informé de la clôture du dossier et, dans la mesure du possible, de son issue générale, dans le respect de la vie privée.

8.3 Protection des lanceurs d’alerte et absence de représailles : Keybe garantit un environnement dans lequel les membres de l’équipe se sentent en sécurité pour exprimer leurs préoccupations. Tout acte de représailles, d’intimidation ou de discrimination à l’encontre d’une personne ayant signalé une préoccupation d’ordre éthique ou de sécurité est considéré comme un manquement grave aux présentes politiques. Toute personne qui estime subir des représailles pour avoir signalé un problème doit le signaler immédiatement par les mêmes canaux, afin que la direction générale puisse prendre les mesures appropriées. La politique d’absence de représailles est indispensable pour que les problèmes soient mis au jour et traités en temps utile.

8.4 Gestion proactive des risques : au-delà de la réponse aux incidents, Keybe adopte une approche proactive de la gestion des risques internes. L’entreprise identifie et évalue régulièrement les risques susceptibles d’affecter ses activités, ses actifs informationnels, sa conformité réglementaire, la continuité de ses activités ou sa réputation. Cette démarche s’appuie sur des évaluations formelles des risques, des audits internes et le suivi d’indicateurs clés.

Sur la base de ces analyses, des contrôles et des plans d’atténuation sont mis en œuvre afin de réduire la probabilité et l’impact des risques identifiés, en maintenant l’exposition dans des limites acceptables. Par exemple, l’entreprise gère les risques liés à la sécurité de l’information en mettant à jour ses technologies et ses correctifs et en réalisant des tests d’intrusion, les risques professionnels au moyen de programmes de santé au travail et de sécurité physique, les risques juridiques en se conformant aux nouvelles réglementations, les risques financiers au moyen de contrôles comptables et antifraude, et plus largement les risques opérationnels. Tous les membres de l’équipe sont tenus de coopérer aux initiatives de gestion des risques en fournissant des informations exactes et en respectant les contrôles établis.

8.5 Réponse aux incidents et amélioration continue : lorsque, malgré les mesures préventives, un incident survient, qu’il s’agisse d’une faille de sécurité, d’un accident du travail ou d’un manquement éthique, Keybe dispose de plans de réponse et de continuité pour y faire face. La priorité est donnée à la maîtrise de l’impact, à la notification des parties concernées selon le cas, par exemple l’information des clients ou des autorités en cas de violation de données, et à la prise en compte des enseignements tirés de l’événement.

L’amélioration continue fait partie intégrante de la gestion des risques. Chaque incident ou quasi-incident est considéré comme une occasion de renforcer nos politiques et nos processus. Les enseignements tirés sont documentés, et les politiques, procédures ou contrôles internes sont ajustés en conséquence afin d’éviter toute récidive. Cette boucle de rétroaction permanente garantit que le système de contrôle interne de Keybe continue d’évoluer et de s’améliorer au fil du temps.

9. Révision et mise à jour du présent document

Les présentes politiques internes ne sont pas figées. Elles constituent un document vivant, appelé à évoluer au rythme de l’entreprise, de son environnement et des bonnes pratiques. Keybe s’engage à maintenir ce document à jour et pertinent. À cette fin, les lignes directrices suivantes sont établies :

9.1 Fréquence de révision : une révision complète de l’ensemble des politiques décrites dans le présent document sera effectuée au moins une fois par an. En outre, en cas de changements significatifs, tels que l’entrée en vigueur de nouvelles lois ou réglementations applicables, une évolution du modèle économique, l’adoption de nouvelles technologies ou les constatations d’audits internes, les politiques seront mises à jour immédiatement, sans attendre le cycle annuel. Le maintien à jour de ces politiques garantit leur efficacité et leur adéquation aux besoins de l’entreprise ainsi qu’aux exigences réglementaires applicables.

9.2 Responsabilité de la mise à jour : la coordination de la révision et de la mise à jour des présentes politiques relève du Comité de conformité et d’éthique de Keybe, en collaboration avec le service des Ressources humaines et les autres fonctions concernées, telles que la Sécurité de l’information et le service Juridique. Ce comité examinera les modifications proposées, intégrera les retours des membres de l’équipe et veillera à ce que toute mise à jour demeure conforme aux valeurs de l’entreprise et aux lois applicables. Toute mise à jour doit être approuvée par la direction générale de Keybe avant de prendre effet.

9.3 Communication et formation : lorsque des modifications ou des ajouts sont apportés aux politiques internes, ils seront communiqués à l’ensemble des membres de l’équipe de manière claire et en temps utile, par les canaux internes officiels, tels que la messagerie électronique de l’entreprise, le portail des collaborateurs ou des sessions d’information. Outre cette communication, des formations seront dispensées si nécessaire afin que chacun comprenne les nouvelles attentes. Chaque membre de l’équipe, partenaire ou fournisseur doit attester, par les mécanismes internes établis, tels que la signature électronique, qu’il a reçu et compris les politiques mises à jour.

9.4 Amélioration continue : Keybe encourage les membres de l’équipe à proposer des suggestions d’amélioration des présentes politiques, fondées sur leur expérience pratique. Les retours internes, ainsi que les tendances du secteur et les recommandations des organisations internationales, seront pris en compte lors des prochaines révisions. Cet engagement en faveur de l’amélioration continue et de l’adaptation traduit notre volonté de cultiver une culture de l’excellence, dans laquelle les politiques internes non seulement répondent aux normes internationales, mais contribuent aussi réellement à libérer le véritable potentiel des personnes, au sein d’un environnement de travail sûr, éthique et épanouissant.

Rédigé par :Daniel Jokka
Fondateur et CEO
Keybe Inc